Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Kundenkreis

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für Verträge über die Nutzung der webbasierten Software CampOffice zwischen F. Nattermann, Mittelstr. 3, 41236 Mönchengladbach („Anbieter“) und dem jeweiligen Kunden.
2. Das Standardangebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts, öffentlich-rechtliche Sondervermögen sowie Vereine, Verbände, Kirchen, gemeinnützige Organisationen und sonstige Träger, die CampOffice im Rahmen ihrer beruflichen, gewerblichen, öffentlichen oder organisatorischen Tätigkeit einsetzen.
3. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB werden auf Grundlage dieser AGB nicht Vertragspartner. Ein Vertrag mit einem Verbraucher bedarf einer gesonderten Vereinbarung und gesonderter Verbraucherinformationen.
4. Individuelle Vereinbarungen im SaaS-Nutzungsvertrag gehen diesen AGB vor.

§ 2 Vertragsschluss

1. Ein Vertrag kommt durch beiderseitige Unterzeichnung eines SaaS-Nutzungsvertrags, durch ausdrückliche Annahme eines Angebots des Anbieters oder durch eine sonstige eindeutige Vereinbarung in Textform zustande.
2. Leistungsumfang, Preise und gegebenenfalls besondere Vereinbarungen ergeben sich vorrangig aus dem jeweiligen SaaS-Nutzungsvertrag und dessen Anlagen.

§ 3 Vertragsgegenstand

1. Der Anbieter stellt dem Kunden CampOffice als webbasierte Software zur Nutzung über das Internet bereit.
2. CampOffice dient insbesondere der Organisation von Camps, Freizeiten und Ferienangeboten, darunter Teilnehmer- und Betreuerverwaltung, Check-in, Zimmer-/Hüttenzuteilung, Programm- und Kursplanung, Küchen-/Dienstplanung, Vorfalldokumentation, Kassen-/Belegorganisation, Listen sowie – je nach aktiviertem Funktionsumfang – Material- und Logistikfunktionen.
3. Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der jeweils vereinbarten Standardfunktionen, nicht jedoch einen bestimmten wirtschaftlichen oder organisatorischen Erfolg des Kunden.
4. Der Anbieter darf Funktionen weiterentwickeln, anpassen oder technisch ersetzen, sofern der vereinbarte Kernnutzen nicht wesentlich beeinträchtigt wird. Wesentliche nachteilige Änderungen werden mit angemessener Vorlaufzeit angekündigt, soweit dies möglich ist.

§ 4 Einrichtung, Zugang und Benutzerkonten

1. Der Anbieter richtet für den Kunden einen eigenen Mandanten ein. Die einmalige Ersteinrichtung sowie eine grundlegende Ersteinführung sind Bestandteil der vereinbarten Einrichtungsleistung.
2. Der Kunde bestimmt, welche Personen Benutzerkonten und welche Rollen oder Berechtigungen erhalten. Zugangsdaten sind personenbezogen zu verwenden und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
3. Der Kunde hat Benutzerkonten unverzüglich zu sperren oder sperren zu lassen, wenn Personen nicht mehr für ihn tätig sind oder ein Missbrauchsverdacht besteht.

§ 5 Preise und Abrechnungseinheit

1. Für die Ersteinrichtung des Mandanten fällt einmalig eine Einrichtungsgebühr von 150,00 EUR netto an.
2. Die laufende Nutzung wird nach der Zahl der angemeldeten Teilnehmer und je angefangener Campwoche abgerechnet.
3. Daycamp: 3,00 EUR netto je angemeldetem Teilnehmer und je angefangener Campwoche.
4. Übernachtungscamp: 5,00 EUR netto je angemeldetem Teilnehmer und je angefangener Campwoche.
5. Eine Campwoche im Sinne der Abrechnung umfasst bis zu sieben aufeinanderfolgende Kalendertage des jeweiligen Camps. Ein Camp mit 1 bis 7 Tagen wird einmal, mit 8 bis 14 Tagen zweimal, mit 15 bis 21 Tagen dreimal usw. berechnet.
6. Maßgeblich ist die Zahl der im CampOffice-System zum offiziellen Beginn des Camps als angemeldet geführten Teilnehmer. Ob ein angemeldeter Teilnehmer tatsächlich anreist, ist für die Abrechnung unerheblich.
7. Nachträgliche Stornierungen, Löschungen oder Statusänderungen nach dem offiziellen Campbeginn reduzieren die bereits entstandene Abrechnungseinheit nicht. Nachmeldungen nach Campbeginn werden zusätzlich berücksichtigt.
8. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit diese anfällt. Soweit der Anbieter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, wird keine Umsatzsteuer berechnet.

§ 6 Rechnungsstellung und Zahlung

1. Die Einrichtungsgebühr entsteht mit Vertragsschluss und wird unmittelbar nach Vertragsschluss in Rechnung gestellt.
2. Die nutzungsabhängigen Entgelte werden grundsätzlich nach dem letzten vom Kunden in einer Saison bzw. im Kalenderjahr durchgeführten Camp abgerechnet. Üblicherweise erfolgt die Jahresabrechnung nach Abschluss der Herbstcamp-Saison. Der Anbieter darf bei späteren Camps eine ergänzende Schlussrechnung erstellen.
3. Der Anbieter ist berechtigt, bei sachlichem Grund oder bei außergewöhnlich hohem Nutzungsumfang Zwischenrechnungen zu stellen.
4. Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zu zahlen.
5. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Vorschriften. Der Anbieter kann nach erfolgloser angemessener Mahnung den Zugang vorübergehend beschränken, sofern dadurch keine unverhältnismäßigen Nachteile entstehen und der Kunde zuvor darauf hingewiesen wurde.

§ 7 Hosting, Backups und Updates

1. Hosting, technische Standardwartung, Updates und regelmäßige serverseitige Datensicherungen sind im vereinbarten Nutzungsentgelt enthalten.
2. Backups dienen der Wiederherstellung nach technischen Störungen. Sie ersetzen kein eigenes organisatorisches Notfallkonzept des Kunden und begründen keinen Anspruch darauf, dass jeder einzelne historische Bearbeitungsstand jederzeit wiederhergestellt werden kann.
3. Der Anbieter darf sicherheitsrelevante Updates kurzfristig durchführen, wenn dies zum Schutz des Systems oder der verarbeiteten Daten erforderlich ist.

§ 8 Support und zusätzliche Schulungen

1. Allgemeiner Support zur Nutzung der Standardfunktionen ist enthalten. Support erfolgt über die vom Anbieter angegebenen Kontaktwege innerhalb üblicher Geschäftszeiten. Eine 24/7-Reaktions- oder Entstörzeit wird nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich gesondert vereinbart wurde.
2. Eine grundlegende Ersteinführung ist Bestandteil der Einrichtungsleistung.
3. Weitergehende Schulungen, individuelle Prozessberatung, Datenbereinigung, Sonderimporte, kundenspezifische Anpassungen oder Individualentwicklungen sind nicht im Standardpreis enthalten und können nach gesondertem Angebot berechnet werden.

§ 9 Verfügbarkeit und Wartung

1. Der Anbieter strebt für die Kernanwendung CampOffice eine technische Verfügbarkeit von 99,0 % im Jahresmittel an. Hierbei handelt es sich um ein Verfügbarkeitsziel und nicht um eine selbständige Garantie.
2. Nicht als Ausfallzeit gelten insbesondere angekündigte oder sicherheitsbedingt notwendige Wartungsarbeiten, Störungen des öffentlichen Internets oder der Netze des Kunden, Ausfälle von Endgeräten oder Systemen des Kunden, Fehlbedienungen, vom Kunden verursachte Störungen, höhere Gewalt, Angriffe Dritter trotz angemessener Schutzmaßnahmen sowie Ausfälle externer Dienste außerhalb des unmittelbaren Verantwortungsbereichs des Anbieters.
3. Planbare Wartungen werden nach Möglichkeit außerhalb typischer Hauptnutzungszeiten durchgeführt und, soweit praktisch möglich, vorab angekündigt.
4. Der Anbieter behebt ihm zurechenbare erhebliche Störungen mit angemessener Priorität. Eine vollständig unterbrechungsfreie Verfügbarkeit kann technisch nicht zugesagt werden.

§ 10 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

1. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
2. Der Kunde bleibt Verantwortlicher für die Rechtmäßigkeit der von ihm veranlassten Verarbeitung. Dies umfasst insbesondere die Auswahl der Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO sowie – bei Gesundheitsdaten oder sonstigen besonderen Kategorien – die Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO.
3. Der Kunde erfüllt gegenüber Teilnehmern, Erziehungsberechtigten, Betreuern und sonstigen betroffenen Personen seine Informationspflichten nach Art. 13 bzw. 14 DSGVO und informiert transparent über den Einsatz von CampOffice als Auftragsverarbeiter bzw. über entsprechende Empfänger-/Dienstleisterkategorien.
4. Der Kunde darf nur solche personenbezogenen Daten in CampOffice einstellen, deren Verarbeitung für seine Zwecke zulässig und erforderlich ist.

§ 11 Inhalte und Rechte des Kunden

1. Der Kunde bleibt für die von ihm eingegebenen oder hochgeladenen Inhalte verantwortlich und sichert zu, über die erforderlichen Rechte und datenschutzrechtlichen Befugnisse zu verfügen.
2. Unzulässige, rechtswidrige oder offensichtlich sicherheitsgefährdende Inhalte dürfen nicht eingestellt werden.
3. Der Anbieter erwirbt an Kundendaten keine eigenen Nutzungsrechte, soweit dies nicht technisch zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

§ 12 Besondere Verantwortung für Notfall- und Gesundheitsinformationen

1. CampOffice ist ein Organisationswerkzeug und kein medizinisches Informationssystem oder Notfallkommunikationsdienst.
2. Der Kunde muss für den laufenden Campbetrieb ein angemessenes organisatorisches Notfallkonzept vorhalten. Informationen, die aus Sicherheits-, Aufsichts- oder Gesundheitsgründen jederzeit verfügbar sein müssen, sind bei Bedarf zusätzlich in einer geeigneten, rechtlich zulässigen Offline- oder Ersatzform vorzuhalten.
3. Der Kunde stellt sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf Gesundheits- und Notfallinformationen erhalten.

§ 13 Automatische Löschungen und Datenpflege

1. CampOffice kann bestimmte Datenfelder nach Campende automatisch löschen. Nach aktuellem Standard werden insbesondere dedizierte Gesundheitsinformationen sowie bestimmte Kontakt-/Adressdaten drei Tage nach Campende automatisiert entfernt.
2. Vorfallbeschreibungen, Freitexte und hochgeladene Dateien können hiervon ausgenommen sein. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, angemessene Aufbewahrungs- und Löschfristen festzulegen und unnötige sensible Angaben in dauerhafter Dokumentation zu vermeiden.
3. Gesetzliche oder organisatorisch notwendige Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben unberührt.

§ 14 Drittanbieter und externe Dienste

1. Soweit CampOffice externe Dienste nutzt, wird deren Einsatz auf das für die Funktion erforderliche Maß beschränkt. Teilnehmer- und Gesundheitsdaten werden nicht ohne Rechtsgrundlage oder Weisung an externe Dienste übermittelt.
2. Externe Links, etwa zu Google Maps, führen zu Angeboten Dritter. Für deren eigenständige Verarbeitung nach dem Öffnen des externen Angebots ist der jeweilige Drittanbieter verantwortlich.

§ 15 Mängel und Gewährleistung

1. Der Kunde meldet reproduzierbare Fehler möglichst konkret und unterstützt den Anbieter in angemessenem Umfang bei der Fehleranalyse.
2. Der Anbieter wird erhebliche Mängel innerhalb angemessener Frist beheben. Er kann nach eigener Wahl nachbessern, eine Umgehungslösung bereitstellen oder die betroffene Funktion durch eine gleichwertige Lösung ersetzen.
3. Unerhebliche Abweichungen, die die vertragsgemäße Nutzung nicht wesentlich beeinträchtigen, begründen keine Mängelansprüche.

§ 16 Haftung

1. Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie in Fällen zwingender gesetzlicher Haftung.
2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
3. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
4. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend zugunsten der Organe, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
5. Für vom Kunden verursachte Datenverluste, unzulässige Inhalte oder eine fehlende organisatorische Notfallvorsorge haftet der Anbieter nicht, soweit ihn hieran kein Verschulden trifft.

§ 17 Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Leistungsausfälle, die durch Ereignisse außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs verursacht werden, insbesondere Naturereignisse, Krieg, behördliche Maßnahmen, großflächige Strom-/Netzausfälle, Arbeitskämpfe oder außergewöhnliche Cyberangriffe, soweit die betroffene Partei angemessene Vorsorgemaßnahmen getroffen hat.

§ 18 Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag wird ohne feste Mindestlaufzeit geschlossen.
2. Der Kunde kann den Vertrag jederzeit in Textform kündigen. Eine Nutzungspause ohne Kündigung löst keine laufende Grundgebühr aus; bereits entstandene nutzungsabhängige Entgelte bleiben geschuldet.
3. Mit Vertragsende erfolgt eine Schlussabrechnung der bis dahin entstandenen Entgelte.
4. Der Kunde erhält vor endgültiger Löschung Gelegenheit, die für ihn erforderlichen Daten nach Maßgabe des AVV zurückzuerhalten bzw. zu exportieren. Soweit nichts anderes vereinbart ist, werden produktive Kundendaten spätestens 30 Tage nach Vertragsende gelöscht. Daten in technisch notwendigen Sicherungskopien werden im Rahmen des regulären Backup-Zyklus überschrieben und bis dahin nicht für andere Zwecke verarbeitet.
5. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 19 Vertraulichkeit

Die Parteien behandeln ihnen im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt werdende vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.

§ 20 Schlussbestimmungen

1. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags einschließlich dieser AGB bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.
2. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
3. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist – soweit zulässig – Gerichtsstand der Sitz des Anbieters.
4. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle unwirksamer Regelungen treten die gesetzlichen Vorschriften.

Stand

28. August 2026